Etkili Bir Proje Planının 10 Kritik Unsuru

Bir projeyi baştan sona yönetmek kolay bir iş değildir. Çok sayıda değişken ve kısıtlamanın dikkatli bir şekilde yönetilmesini içerir.

Aslında, başlatılan birçok proje başarıyla tamamlanamıyor.

Bunun arkasında birkaç neden olsa da, en alakalı nedenlerden biri yeterli hazırlık eksikliğidir.

Bir projeyi üstlenmek savaşa girmek gibidir; eğer savaşa hazırlıksız gelirseniz, diyelim ki yeterli erzak veya silah olmadan, muhtemelen kaybedeceksiniz.

Aynı şekilde, iyi düşünülmemiş bir proje son derece verimsiz ve etkisiz olacaktır.

Hedeflerine ulaşsa bile, böyle bir proje çok para, zaman ve kaynak israfına neden olacaktır.

İşleri önceden anlamak, proje süreçlerini düzene koymanın ve hızlı, etkili yürütmeyi sağlamanın tek yoludur. Bu nedenle her projenin bir proje planına ihtiyacı vardır.

Etkili bir proje planı oluşturmak sezgisel bir süreç değildir.

Proje planında bulunması gereken en az 10 kritik unsur vardır, bunlardan bazılarını etkili proje yönetimi konusunda biraz eğitiminiz yoksa dikkate almayabilirsiniz.

Bu makalede, proje yönetiminde acemilerin bile etkili bir proje planı oluşturmasına yardımcı olacak gerekli eğitimi veriyoruz.

Etkili bir proje planının on kritik unsuru aşağıdadır.

1. Proje hedefleri

Proje bir yolculuk gibidir. Her yolculuğun bir varış noktasına ihtiyacı vardır. Hedef biliniyorsa, bir plan formüle edilebilir. Aynı şey projeler için de geçerlidir: Eğer hedefler açıksa, o zaman bu hedeflere ulaşmak için bir plan formüle edilebilir.

Diğer bir deyişle, kesin proje hedefleri olmadan proje planı olamaz.

Bu nedenle, proje yöneticisinin bir plan yapmadan önce yapması gereken en önemli şey, projenin tam olarak neyi başarmasını istediklerini belirlemektir.

En iyi proje hedefleri, SMART kısaltmasıyla ifade edilen beş temel özelliği içerir.

SMART hedefleri Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zamana bağlıdır.

Spesifik

Bahsettiğimiz gibi, bir projenin net bir hedefe ihtiyacı vardır. Spesifik’in anlamı budur.

Proje formülatörleri, proje hedeflerinin Kim, Ne, Neden, Nerede ve Hangisi olan beş soruya cevap bulmalıdır.

  • “Kim”, projenin yararlanıcılarını ifade eder. Projeyi kim başlattı? Projenin kime fayda sağlaması gerekiyor? Aynı zamanda proje üzerinde çalışacak ekibi ifade eder. İşe alabileceğiniz en iyi insanlar kimler? İhtiyacınız olan becerilere kimler sahip? Verilen bütçeyle kimi karşılayabilirsiniz?
  • “Ne”, projeden beklenen belirli sonucu ve bu sonuca ulaşmak için kullanacağınız proje yönetim araçlarını ifade eder. Ne elde etmek istiyorsun Ne ile çalışıyorsun?
  • “Neden”, hedefin alaka düzeyini veya önemini ifade eder. Okulun neden yeni bir buz pateni pistine ihtiyacı var, başka bir şey daha önemli olabilir mi? Bir projenin başarılı ve verimli bir şekilde tamamlanabilmesi için bir projenin neden gerekli olduğunu bilmek çok önemlidir.
  • “Nerede”, projenin konumunu ifade eder.
  • “Hangisi“, proje üzerinde çalışmanız gereken kaynakları ifade eder. Hangi kaynaklar elinizin altında?

Ölçülebilir

Projenin ilerleyişini izlemek ve ölçmek önemlidir. Ne kadar hızlı gidiyorsun Ne kadar kaldı?

Ölçülebilir ilerleme, doğru yolda olup olmadığınızı, bir teslim tarihini kaçırma olasılığınızın olup olmadığını veya projenin doğru yolda olup olmadığını belirlemenize yardımcı olur.

Bu, ileriye giden yolun grafiğini çizmenize yardımcı olacak ve projeyi tamamlamada geç kalmamanızı sağlayacaktır.

İlerleme kaydettiğinizi bildiğinizde, bu aynı zamanda sizi proje başarılıncaya kadar çalışmaya devam etmeniz için motive eder.

Başarılabilir

Bu sağduyu, ancak pratikte o kadar sezgisel değil.

Proje formülatörleri, üzerinde çalıştıkları projenin ulaşılabilir olup olmadığını belirlemek için işleri derinlemesine düşünmelidir.

Mevcut değişkenler göz önüne alındığında bazı projeler imkansızdır, ancak aldatıcı bir şekilde ulaşılabilir görünecek kadar karmaşıktır. Bir hedefin ulaşılabilir olup olmadığını anlamak, boşa harcanacak çok fazla zaman ve kaynak tasarrufu sağlayacaktır.

Öte yandan, büyük projelerin, insanların mümkün olduğunu düşündüklerinin ötesine ulaşan iddialı hedefleri vardır.

Proje formülatörleri, proje hedeflerine ulaşılıp ulaşılamayacağını belirlemek için ellerinde bulunan kaynakları ve planlama ve maliyetler gibi projenin kısıtlamalarını değerlendirmelidir.

Alakalı

Proje bir boşlukta gerçekleşmez. Bir organizasyonun ekosistemi içinde gerçekleşir.

Bu, projenin kuruluşun hedeflerine ve misyonuna uygun olması gerektiği anlamına gelir. Sadece tek başına değil, daha büyük organizasyonla alakalı olmalıdır.

Projelerini organizasyonun hedefleriyle nasıl uyumlu hale getireceklerini bulmak proje formülatörlerinin görevidir.

Bu, proje hedefini ince ayarlamayı veya tamamen farklı bir hedef seçmeyi içerebilir.

Zamana bağlı

Proje sonsuza kadar devam etmemelidir. Belirlenmiş bir son tarihe, tanımlanmış bir sona sahip olması gerekir.

Zaman kısıtlaması, kaynakların verimli ve minimum israfla kullanılmasını sağlar. Ayrıca, bir proje için net son tarihlere sahip olmak, proje ekibini hedefleri tutturmak ve projeyi zamanında tamamlamak için daha çok ve daha hızlı çalışmaya motive eder.

2. Kapsam

Projenin kapsamı, projede yer alan toplam iş / görevler / hedeflerdir. Küçük projelerin kapsamı küçüktür. Büyük projelerin geniş bir kapsamı vardır.

Kapsam, projenin temel kilometre taşlarını, ana çıktıları, üst düzey gereksinimleri, varsayımları ve kısıtlamaları içerir.

Proje formülatörlerinin projenin sınırlarını belirlemek için zaman ayırmaları kesinlikle gereklidir. Bunu yaparken, kapsamı tanımlayacaklar.

Kapsam kayması, proje formülatörleri kapsamı tanımlayamadığında, yalnızca işin proje yürütme sırasında artmaya devam etmesi için gerçekleşir. Örneğin, bir araştırma projesi üzerinde çalışırken, hangi soruları soracağınızı ve cevapları almak için ne yapacağınızı bilmek önemlidir.

Bu özel durumda, kapsam kayması, proje yürütme sürecinde ortaya çıkan, iş yükünüzü artıran ve sizi son teslim tarihinizi kaçırma veya ekstra kaynak gerektirme konusunda ciddi riske sokan yeni sorular olabilir.

Kapsamın tanımlanması, tüm ekibin aynı hedeflere odaklanmasını da sağlar. Örneğin, bir broşür oluşturmak için bir pazarlama ekibiyle çalışıyorsanız, kapsam tanımlamak, broşürün kaç sayfa olması gerektiğini bulmayı içerir.

Bazı ekip üyeleri bitmiş bir ürünü iki sayfa, diğerleri dört veya on sayfa içeren bir ürün olarak düşünebilir. Sorunsuz bir şekilde koordine edebilmeleri için tüm ekip üyelerinin broşürün tam olarak kaç sayfa içermesi gerektiğini bilmesi önemlidir.

Bir müşteri veya yönetim, yapılmasını veya projeye dahil edilmesini istedikleri yeni bir şey için yeni talimatlar verdiğinde, bu, projenin kapsamını genişletir.

3. Kilometre taşları ve başlıca çıktılar

Projelerin elde etmesi gereken temel başarılar kilometre taşları olarak bilinir.

Proje tarafından üretilen temel çalışma ürünleri, ana çıktılar olarak bilinir.

Bu ikisi, bir projeyi tamamlamak için gerçekleştirilen çalışmanın önemli bileşenleridir: belirli kilometre taşlarına ulaşmalı ve belirli set çıktıları üretmelidir.

İyi bir proje planı, projenin hem kilometre taşlarını hem de çıktılarını açıkça tanımlar. Ayrıca kilometre taşlarına ve teslim edileceklere ulaşmak için son tarihler belirler.

Proje planlayıcıları, projenin genel hedefleriyle uyumlu çıktılar geliştirmelidir.

Çıktılar, projenin yapı taşlarıdır. Teslim edileceklerin örnekleri arasında raporlar, prototipler, plan tasarımları, patent doldurma, web siteleri, videolar, basın ve medya eylemleri, teknik diyagramlar, yazılım ve benzeri yer alır.

Kilometre taşları, proje ekibinin projenin seyri boyunca ilerlemesini çizelgelemesine yardımcı olan kontrol noktalarıdır.

Kilometre taşları, ekibin hangi görevlerin ve temel çıktıların tamamlandığını belirlemesini sağlar.

Belirli kilometre taşlarına ulaşıldığında, ekip projenin bir sonraki aşamasına geçebilir.

4. Bütçe

Finansman olmadan bir projenin işlemesi mümkün değil.

Ekibe ödeme yapılması gerekir ve diğer proje kaynakları da maliyetlidir.

Projenin kapsamı ne kadar büyükse, projeyi tamamlamanın maliyeti de o kadar yüksek olacaktır. Bu nedenle proje ekibi, sıfır veya minimum kapsam kayması olduğundan emin olmak için büyük özen göstermelidir.

Projeye olması gerekenden daha fazla para harcanmasını önlemek için, proje planlayıcıları, uygulama sırasında ekip tarafından kullanılacak bir bütçe oluşturmalıdır.

Bütçe, projedeki para tahsisinin ayrıntılarını verir ve projenin toplam maliyetinin bir tahminini sağlar.

Proje bütçeleri tarafından kapsanan maliyet örnekleri arasında işletme maliyetleri, işçilik maliyetleri, malzeme tedarik maliyetleri vb. Yer alır.

Ancak proje bütçesi sabit değildir. Proje dinamik bir şeydir.

Kapsam, genellikle yürütme sırasında genişleyecektir. Kapsam genişledikçe, maliyetler artar ve bu nedenle bütçe, proje süresince güncellenmeye devam etmelidir.

Projenin toplam maliyetinin, projeyi tamamlamak için geçen süre ile bağlantılı olduğunu unutmayın.

Projeye daha fazla para ayırırsanız (örneğin, daha fazla insan işe almak veya daha iyi makine satın almak için), tamamlama süresi daha hızlı olacaktır. Öte yandan, mümkün olduğunca az para kullanmak istiyorsanız, tamamlama süresi çok daha uzun sürebilir.

Dolayısıyla bütçe hem kapsam hem de zamanla bağlantılıdır. Proje planlayıcıları, bütçe, kapsam, kilometre taşları ve görevlerin gerçekçi ve uyumlu olmasını sağlamalıdır.

5. İş kırılım yapısı

Bir iş kırılım yapısı, projenin sunacağı sonuçların hiyerarşik bir yapısını ve bunların nasıl sunulması gerektiğini sağlamak için projelerde kullanılan bir araçtır.

Daha basit bir ifadeyle, iş kırılım yapısı, projenin başarması gereken her şeyi tanımlar ve hepsini birden çok seviyede organize eder. İş kırılım yapısı grafik olarak gösterilir / temsil edilir.

WBS, projenin “ne” olduğunu tanımlar.

WBS’nin amacı, karmaşık etkinlikleri yönetilmesi daha kolay olan daha küçük bileşenlere ayırmaktır.

Bir proje ne kadar karmaşıksa, o kadar çok iş kırılım yapısına ihtiyaç duyar. İş kırılım yapısı olmadığında, işler karışabilir ve ortaya çıkan kafa karışıklığı, projenin son tarihini kaçırmasına veya hatta projenin başarısız olmasına neden olur.

Bu nedenle, proje planlayıcılarının projenin karmaşıklığını, proje yöneticisi ve proje ekibinin yönetmesi için daha küçük ve daha kolay parçalara ayırmaları son derece önemlidir.

İş kırılım yapısını geliştirirken, proje yöneticisi her takım üyesinin güçlü ve zayıf yönlerini, mevcut kaynakları, proje görevleri arasındaki karşılıklı bağımlılıkları ve projenin genel son tarihini dikkate alacaktır.

6. İnsan kaynakları planı

Ekip olmadan proje yapılamaz.

Bunlar, proje hedeflerine ulaşılmasına yol açan fiili işi yapan kişilerdir.

Ekibin bir parçası olmak için kimi seçtiğiniz, projelerin başarılı olup olmadığını belirlemede çok önemlidir.

İnsan kaynakları planı, projenin nasıl bir kadroya sahip olduğunu gösterir: proje üzerinde kimin çalışacağı ve her bir kişiden ne kadar zaman taahhüdü beklendiği.

Ayrıca, projenin ek personele ihtiyacı varsa (örneğin, istişare temelinde), bu da insan kaynakları planında belgelenmelidir.

İş kırılım yapısını formüle etme sürecinde uygun süpervizörlere danışılmalıdır çünkü önerilen çeşitli ekip üyelerinin güçlü veya zayıf yönleri ve kişilikleri hakkında fikir verebilirler.

İnsan kaynakları planı, ekip üyelerinin her birinin rollerini ve sorumluluklarını içermelidir.

Bu, roller ve hedeflerle ilgili çelişkili veya belirsiz beklentileri ortadan kaldıracaktır. Diğer bir deyişle, iyi tasarlanmış bir insan kaynakları planı, projelerdeki çatışmaları azaltmak için kritiktir.

İnsan kaynakları planı ayrıca bir proje organizasyon şeması içermelidir. Bu, proje ekibinin kompozisyonunun grafiksel bir görüntüsüdür. Grafik, takımdaki çeşitli ilişkileri ve akraba sıralarını içerir.

Buna ek olarak, insan kaynakları planında, projeye personel sağlamak için kullanılan yaklaşımı tanımlayan bir personel yönetimi planı da bulunur.

Örneğin, personel oluşturma sürecine doğrudan dahil olacak mısınız yoksa proje personeli önceden atanmış mı? Seçilen kişiler ne zaman hazır olacak? Proje süresi boyunca proje üzerinde çalışmaya ne kadar müsaitler?

Plan ayrıca bir eğitim planı içerebilir. Ekip değerlendirmesinden sonra, proje yöneticisi, üyelerin güçlü ve zayıf yönlerini belirleyebilir ve ekibin performansını iyileştirmek için eğitimin gerekli olacağı alanları belirleyebilir.

7. Risk yönetim planı

Bir proje sırasında pek çok şey ters gidebilir. Afetler ve kazalar öngörülemez olmasına rağmen beklenebilir.

Ne zaman ortaya çıkacaklarını kesin olarak söyleyemeyiz, ancak hangi risklerin diğerlerinden daha olası olduğunu biliyoruz.

Projeye yönelik çeşitli riskleri belirlemek, gerçekleşme olasılığını değerlendirmek ve bu riskleri azaltmak için stratejiler geliştirmek proje yöneticisinin görevidir.

Ortaya çıkma olasılığı en yüksek olan riskler, kendileriyle ilişkili yüksek maliyetleri olan risklerle birlikte, proje yöneticisi tarafından uygulamaya konulan azaltma stratejileri tarafından karşılanır.

Öte yandan, oluşma olasılığı daha düşük olan veya maliyetleri düşük olan riskler, azaltma stratejilerine sahip olmayabilir, ancak yine de risk yönetimi planına dahil edilirler.

Çoğu projede karşılaşılan risklere örnek olarak, hastalık veya ekip üyelerinin işten ayrılması, kaynakların bulunmaması ve ideal olmayan hava koşulları (örneğin, kar fırtınası) vb. Dahildir.

Bir riske yanıt vermenin dört yolu vardır:

  • Kaçınma – Bu, riskin oluşmasını engellediğiniz zamandır. Bir riskle yapılacak en iyi şey budur, ancak bu her zaman bir seçenek değildir.
    Azaltma – Riski önleyemediğiniz durumlarda, riskin ortaya çıkmasıyla projeye verilen zararı en aza indiren eylemi içeren önlemi almalısınız.
    Aktarım – Bu, riski kabul etmesi için bir kişi veya kuruma ödeme yaptığınız yerdir. Riski onlara devredersiniz. Risk aktarımının en yaygın şekli sigorta satın almaktır.
    Kabul – Kaçınma, azaltma veya aktarmanın mümkün olmadığı durumlarda, riski kabul etmeniz gerekir.

Bununla ilgili bir şey yapmanız için bir risk olayının meydana gelmesini bekleyemezsiniz, o zamana kadar muhtemelen çok geç olacaktır.

Proje planlayıcıları, riskleri belirlemede ve uygun bir müdahaleyi formüle etmede proaktif olmalıdır. Önleme, azaltma, aktarma veya kabul etme. Risk yönetimi planlaması bu nedenle etkili bir proje planının kilit unsurudur.

8. Paydaş yönetim planı

Proje, özellikle bir organizasyonun daha büyük misyonunun bir parçası olduğunda, içinde ve çevresinde bütün bir ekosisteme sahiptir.

Projeden etkilenen veya projeye yatırım yapılan taraflar, paydaşlar olarak bilinir.

Proje ekibini, yararlanıcıları, kuruluşun kendisini, müşterileri, proje sponsorunu, düzenleyici kurumları vb. İçerir.

Bu paydaşların farklı çıkarları vardır ve bunlardan bazıları projenin başarılı olup olmayacağını belirleme etkisine sahiptir. Bu nedenle, proje planının endişelerini veya çıkarlarını dikkate alması kesinlikle gereklidir.

Proje planlamacıları, proje için en önemli paydaşların kim olduğunu belirlemeli ve onları tatmin etmek için ne yapılması gerektiğini sorgulamalıdır.

Proje ekibinin tüm paydaş gruplarını temsil eden üyeleri içermesi pratik değildir.

Bununla birlikte, projenin başarılı olması için paydaşlardan girdi ve destek gerekecektir.

Proje ekibi ne kadar etkileyici bir şekilde yürütmüş olursa olsun, belirli paydaşlar projeyi yapabilir veya bozabilir.

Proje ekibinin her bir paydaşı dahil etmesi veya doğrudan temsil etmesi mümkün olmadığından, ekibin paydaşlardan girdi toplama yöntemleri bulması kritik önem taşır. Ayrıca, projenin durumunu ve ilerlemesini ilgili paydaşlara iletmenin yollarını da bulmalıdır.

Paydaş yönetimi planında belgelemeniz gereken, bu girdi toplama yöntemleri ve paydaş iletişim stratejileridir.

Bu, projeye paydaşlarıyla nasıl ilişki kuracağına dair net bir çerçeve sağlar.

Paydaş yönetim planının bazı işlevleri ile iletişim planının işlevleri arasında bir miktar örtüşme vardır.

Aradaki fark, paydaş yönetimi planının, menfaatleri olan daha dar bir paydaş kitlesiyle iletişimi ele almasıdır. Öte yandan, iletişim planı akılda daha geniş bir kitleye sahiptir.

9. İletişim planı

Bahsettiğimiz gibi iletişim planı, paydaş yönetim planından daha geniş bir kitleyi hedeflemektedir.

İletişim planı, ekip üyeleri arasında, müşteri ve diğer paydaşlarla iletişimi kolaylaştırmayı amaçlamaktadır.

İletişim planı, bilgi paylaşımına ilişkin net yönergeler sağlar ve projedeki durumlarına veya sorumluluklarına bağlı olarak kimin hangi bilgileri alması gerektiğini tanımlar.

İletişim planı şunları yapar:

  • Her ekip üyesinin şüphe duyduğunda başvurabileceği yazılı belgeler sağlar.
  • Güncelleme paylaşımının nasıl ve ne zaman yapılacağına ilişkin net yönergeler belirler.
  • Geri bildirim paylaşımı için fırsatlar sağlar.
  • Ekip toplantılarının üretkenliğini artırır.
  • Projenin durumunu ve görünürlüğünü artırır.
  • Ekibin projeyi her zaman belirlenen hedeflerle uyumlu tutmasını sağlar.

İletişim yöntemleri arasında e-posta, yüz yüze toplantılar, telefonla toplantılar, görüntülü sohbet toplantıları, durum raporları, tartışma panoları, işbirliği uygulamaları, yapılacaklar listeleri ve anketler bulunur.

Proje planlayıcıları, neyin işe yarayıp yaramadığını görmek için geçmiş projeleri incelemeli ve tercih ettikleri iletişim yöntemlerinin dikkate alınmasını sağlamak için ekibe, müşteriye ve diğer ilgili paydaşlara danışmalıdır.

Örneğin, kimse e-postalarını okumazsa haftalık e-postalarla iletişim kurmak verimsiz olacaktır. Belki başka bir iletişim şekli daha uygun olabilir.

10. Değişiklik yönetim planı

Proje dinamik bir şeydir. Yürütme sırasında herhangi bir zamanda değişiklik olabilir. Proje ekibinin bir değişiklik olması durumunda ne yapılacağına dair yönergeler sağladığı için bir değişiklik yönetim planına sahip olması gereklidir. Proje yürütme sırasında değişikliği yönetmek ve kontrol etmek için faaliyetleri ve rolleri tanımlar.

Değişiklik, proje yaşam döngüsünün yürütme, izleme ve kontrol etme aşamalarında gerçekleşir.

Değişiklik yönetimi planları, proje ekibinin kontrolü sürdürmesini sağlar, çünkü değişiklik çoğu zaman kafa karışıklığına neden olabilir.

Dahası, değişim genellikle motivasyonu düşürür ve çoğu insan değişikliği kabul etme konusunda isteksizdir.

Bir değişiklik yönetimi planına sahip olmak, değişim süreci için bir yapı sağlar ve daha az çekici hale getirir. Ekibe değişimin kaçınılmaz olduğunu ve proje yöneticisinin hesaplamalarına dahil edildiğini, değişimin de projenin bir parçası olduğunu bildirir.

Değişiklik yönetimi planı, değişiklik yapılırken izlenmesi gereken protokolleri ve süreçleri içerir. Bu hesap verebilirlik ve şeffaflık sağlar.

Sonuç

Etkili bir şekilde yürütülen bir proje sorunsuz bir şekilde ve birkaç aksaklık ile işlemelidir.

Ekip üyeleri rollerini ve sorumluluklarını bilmeli ve çatışmaya girmemelidir.

İletişim gecikmesiz, sorunsuz ve verimli olmalıdır. Proje belirlenen son tarihi kaçırmamalıdır. Proje parayı sorumlu ve verimli bir şekilde kullanmalı, israf etmemelidir.

Tüm bu “yapılması gerekenler” ve daha fazlası, bir proje planı oluştururken göz önünde bulundurmanız gereken şeylerdir ve tüm bu yapılması gerekenlerin dikkate alınmasını sağlamanın en iyi yolu, projenizde 10 tane olduğundan emin olmaktır.

Ne yapmak istediğinizi ve nasıl yapmak istediğinizi ne kadar çok düşünürseniz, projenin başarılı olma ihtimali o kadar artar.