Etkili İletişimin 15 Kuralı

İnsanlar sosyal yaratıklardır. Diğer insanlarla etkileşime girmeden yaşamak imkansızdır. Bir aile tarafından büyütüldünüz, diğer öğrenciler ve öğretmenlerle etkileşimde bulunmanız gereken bir okula gidiyorsunuz ve ve toplumdaki diğer insanlarla etkileşime girmeniz gerekiyor.

Günlük yaşamınız boyunca, iş arkadaşlarınız, müşterileriniz, diğer işe gidip gelenler, mağaza görevlileri vb. İle etkileşime girmelisiniz. Tüm bu etkileşimler iletişim olmadan imkansız olurdu. İletişim hayatın bu kadar önemli bir parçası olduğundan, etkili bir iletişimci olmanızı sağlamak önemlidir.

Etkili iletişim kurma beceriniz olmadan, herhangi bir sosyal girişimde başarılı olmakta zorlanacaksınız; bu ister bir iş edinme ve bir işi sürdürme, projeniz için yatırımcılar edinme veya kayınpederinizle buluşma olsun.

İletişimde daha iyi olmanıza ve dolayısıyla sosyal ve profesyonel etkileşimlerinizin kalitesini iyileştirmenize yardımcı olmak için, her zaman aklınızda tutmanız gereken 15 etkili iletişim kuralına bir göz atıyoruz.

1. İYİ BİR DİNLEYİCİ OLUN

Etkili iletişimin ilk emri dinlemektir. Hedef kitlenizin ne istediğini veya neye ihtiyaç duyduğunu bilmiyorsanız etkili bir şekilde iletişim kuramazsınız. Olayları onların bakış açısından görmek için kendinizi onların yerine koyamazsınız. Bu nedenle, ne dediklerini anlamadığınız ve onlara sadece vaaz verdiğiniz açık olacağı için fikirlerini etkilemek zor olacaktır.

Dinleme  işgücüne giren insanlar için gerekli olan beş temel yetkinlik ve üç temel beceriden biri olarak tanımlanmıştır. Dinleme becerileri, çalışanların işverenleri, yöneticileri, iş arkadaşları ve müşterileriyle iyi bir ilişki kurmasını sağlar ve bu da onların işyeri ortamında daha etkili bir şekilde iletişim kurmasını sağlar. Aşağıda, nasıl daha iyi bir dinleyici olunacağına dair bazı ipuçları verilmiştir:

  • Konuşan kişiyle göz teması kurun.
  • Sözünü kesmeyin.
  • Kıpırdamak; dikkat dağıtıcı, kaba ve sabırsız olduğunuzu veya yapacak daha iyi şeylerin olduğunu ima ediyor.
  • Anlamak için dinleyin, sadece yanıt vermek için değil.
  • Konuşmacının vücut dilini, yüz ifadelerini ve diğer sözlü olmayan ipuçlarını okuyun.
  • Duygularınızı kontrol edin; sinirlenmenize, korkmanıza veya endişelenmenize izin vermeyin.
  • Dinleme yeteneğinizi engelleyeceği için konuşmacıya karşı önyargınızı bir kenara bırakın.

2. FİKİRLERİNİZİ İLETİŞİME GEÇMEDEN ÖNCE NETLEŞTİRİN

Ağzınızdan herhangi bir kelime çıkmadan önce, düşünmek için bir dakikanızı ayırın. Fikrinizin sistematik bir analizi onu basitleştirir ve netleştirir. İletişim planlaması, çoğu insanın sıklıkla atladığı kritik bir adımdır ve bu nedenle etkileşimleri iyi sonuçlanmamaktadır.

Bir şeyi anlatmaya başlamadan önce, söylemek istediklerinizi düşünmek için bir dakikanızı ayırın ve kendinize şu soruları sorun:

  • Mesajım ne?
  • Bu iletişimden ne elde etmek istiyorum?
  • İzleyicilerimin mesajıma nasıl tepki vermesini isterim?
  • Kiminle konuşuyorum ve onlarla iletişim kurmanın en iyi yolu nedir ki beni anlasınlar ve istediğim gibi tepki versinler?

3. EMPATİ KURUN

Empati, duygusal zekayı ölçmek için kullanılan temel yeteneklerden biridir. En iyi performans gösterenlerin %90’ı yüksek EQ’ya sahiptir ve EQ, bir çalışanın iş performansının %58’inden sorumludur.

İletişimde empati, hedef kitlenizi, duygularını, mesajınıza verilecek olası tepkileri, tavırları, geçmişi ve onlar hakkındaki mesajınızı onları rahatsız etmeyecek şekilde oluşturmanıza olanak sağlayacak diğer bilgileri anlama becerisidir.

İletişim kurarken, mesajınızı onlara ilettiğinizde izleyicilerinizin nasıl hissedeceğini tahmin etmek için empati kullanmalısınız. Ardından, hedef kitlenizi kızdırmamak için mesajınızda kullanacağınız en iyi kelimeleri ve yaklaşımı planlayabilirsiniz.

Dünyayı onların gözünden görebilirseniz, onların ilişki kurabilecekleri bir şekilde iletişim kurabilir ve mesajınıza verdikleri tepkileri etkileyebilirsiniz.

İletişiminizi empati ile aşılamak için kendinize sormanız gereken bazı sorular aşağıdadır:

  • Hedef kitlem kim?
  • İnançları veya tutumları nelerdir?
  • Geçmişleri nedir?
  • İlişkimiz nedir?
  • Beni nasıl algılıyorlar?
  • Mesajıma nasıl tepki verme olasılıkları var?

4. İLETİŞİMDE BAĞLAM ÇOK ÖNEMLİDİR

Bağlam, iletişimin gerçekleştiği ayardır. Resmi veya gayri resmi olabilir. Çevre, sosyal aktivite, grubun hedefleri, dahil olan bireyler ve ilişkileri, sosyal dinamikler vb. Gibi diğer boyutları içerir.

Bütün bunlar iletişim kurarken aklınızda bulundurmanız gereken şeylerdir. İletişim kurarken bağlamı görmezden gelmek, iletişim intiharı demektir. Örneğin, patronunuzla konuştuğunuzu ve bunun gibi bir şey olan bir konuşma yaptığınızı hayal edin.

  • Siz: “Ne oluyor?”
  • Patron: “Çok iyiyim, teşekkürler. Geç kaldın.”
  • Siz: “Sorun değil, endişelenmeyin. Şimdi buradayım, değil mi?
  • Patron: Neden geç kaldın?
  • Siz: “Gecenin geç saatlerine kadar bir partideydim, sanırım bu sabah alarmımı duymadım.”

Burada ne olacağını düşünüyorsunuz? Tabii ki kovulacaksın ya da en azından bir uyarı alacaksın. Bu, aynı seviyede çalıştığınız iş arkadaşınız olsaydı, yukarıdaki konuşmada yanlış bir şey olmazdı. Üstünüze bu şekilde iletişim kurmak kariyer intiharıdır.

Bu, bağlamın önemini gösterir; patronunla iş arkadaşınla konuştuğun gibi konuşmazsın. Her iletişim kurduğunuzda bu kuralı uygulayın ve iletişiminizde muazzam bir gelişme göreceksiniz.

Aşağıda, bağlamın iletişimde nasıl kullanılacağına dair birkaç işaret bulunmaktadır.

  • Fiziksel bağlamı düşünün: Örneğin, ofiste iş arkadaşınızla nasıl konuştuğunuz, bir kulüpte buluştuğunuzda onlarla nasıl konuştuğunuz değildir. Halka açık bir meydanda nasıl konuşma yapacağınız, bir kilisede nasıl yapacağınız değildir.
  • Sosyal dinamikleri düşünün: Örneğin evli bir çiftle konuşmak kardeşlerle konuşmakla aynı şey değildir.
  • Hangi etkinlik gerçekleşiyor: Ofiste iş arkadaşlarınızla nasıl konuştuğunuz, ekiple bir iş için dışarı çıktığında nasıl konuştuğunuzla aynı değildir.
  • Emir veya otorite zincirini düşünün: Kime en yüksek saygıyı vereceğinizi bilin. Saygının seviyeleri vardır; bu yüzden yukarıdaki konuşma bir iş arkadaşınız için uygundur, ancak bir amirine saygısızlıktır.

5. NET OLUN

İnsanların iletişim kurarken yaptıkları en büyük hatlardan biri uzatmaktır.

Etkili iletişim süratle yapılmalıdır. Daima doğrudan konuya gelmeyi hedefleyin ve hiçbir sorun yaşamayacaksınız. Tüm önemli ayrıntıları sağlamanız koşuluyla, netlik açıklığın temelidir.

Aşağıda, iletişiminizde daha özlü olmanıza yardımcı olacak bazı ipuçları verilmiştir:

  • Söylemeden önce ne söylemek istediğinizi bilin.
  • Mesajınızın, dışarıda bırakılamayacak en önemli bileşenlerini tanımlayın.
  • Kendinizi tekrarlamak zorunda kalmamak için tüm fikirleri iletmek için yeterli ağırlık taşıyan anahtar kelimeleri belirleyin. Bu anahtar kelimeleri hedef kitleniz için tanımlayabilirsiniz. Örneğin mesajınızla ilgili olmayan bir hikaye anlatmak gibi teğetlere geçme dürtüsünü kontrol edin.
  • Mesajınız bir anekdot, atasözü veya şiire hızlı bir şekilde kodlanabildiği yerde bunu yapın.
  • Mümkünse, mesajınızı iletmeden önce izleyicilerinizi soru sormaktan caydırın. Bu bağlama  bağlıdır: Bunu bir konuşma yaparken uygulayabilirsiniz, ancak gayri resmi bir konuşmada bu mümkün olmaz ve hatta küstahça görünebilir.

6. DİĞER KİŞİYE KONUŞMA ŞANSI VERİN

İletişim iki yönlü bir süreçtir. Dinleyicilerinizin onlara ders verdiğinizi düşünmesini istemezsiniz.

Konuşmanın dağılımı üzerine yapılan bir araştırmaya göre, dinleyiciler sessiz kalarak bir sohbetin tekelleşmesine neden olabilir.

Bu yüzden, bir dahaki sefere bir sohbeti sürdürdüğünüzde ve konuşma partnerinizin alışılmadık derecede sessiz olduğunu fark ettiğinizde, onları geri bildirim için bir sorgu ile geri çekmenin zamanı geldi.

Aşağıda, partnerinizi sohbete katılmaya teşvik etmek için sorabileceğiniz soru örnekleri verilmiştir.

  • “Sen ne düşünüyorsun?”
  • “Bu konudaki fikriniz nedir?”
  • “Benim bakış açım bu, seninki ne?”
  • Bir e-posta veya başka bir yazılı iletişim ise, bunu sonuna ekleyebilirsiniz:
    “Cevabını bekliyorum.”
    ”Tepkinizi duymak ilgimi çekiyor.”

7. SAYGILI OLUN

Güvensizlik ve edepsizlik ortamında iletişim gelişemez. Saygı, sizinle hedef kitleniz arasında sağlıklı bir ilişki sağlayan, etkili iletişimi kolaylaştıran temiz havadır.

Saygı, diğer kişiye değer verdiğinizi gösterir. İşte iletişim kurarken nasıl saygılı olunacağına dair bazı ipuçları.

  • Hedef kitlenizi takdir edin. Doğrudan içeri dalmayın. Yüz yüze görüşme ise merhaba deyin. E-posta ise bir selamlama ile başlayın.
  • Alaycı veya keskin sözler kullanmayın.
  • Empati yapın. Duygularını neyin inciteceğini bilin ve bunu söylemekten kaçının. İncelik ve zarafet anahtar kelimelerdir.
  • Görüşlerine değer verdiğinizi göstermek için geri bildirimlerini isteyin.
  • Bu bağlamda en kabul edilebilir dili kullanın.
  • Kaba kelimeler kullanmayın.
  • Neyin uygun ve uygunsuz olduğunu bilin; örneğin, söylemek istediğiniz bir şeyin ne zaman cinsiyetçi veya ırkçı olduğunu veya sadece o kişiyle olan ilişkiniz göz önüne alındığında uygunsuz olduğunu bilmek.

8. İSTENMEYEN TAVSİYE VERMEYİN

Bu, tutulması en zor emirlerden biridir. Herkes kendi bakış açısının dünyayı algılamanın mümkün olan en iyi yol olduğuna inanır. Herkes benzersiz olduğu için, etrafta dolaşan birçok bakış açısı vardır.

Doğal olarak anlaşmazlıklar kaçınılmazdır. Başarılı bir iletişimci olmak istiyorsanız, bağlam gerektirmedikçe veya izleyicileriniz istemedikçe “tavsiyenizi” kendinize saklayın. Tavsiye vermeyi gerektiren bir bağlama örnek, öğrencileriyle birlikte bir öğretim görevlisi veya çocuğu ile birlikte bir ebeveyndir.

İstenmeyen tavsiye genellikle hoş karşılanmaz ve insanlar başlarını sallayıp harika olduğunu söyleseler de, genellikle buna hiç dikkat etmezler.

Bu kurala uymak, ciddi bir dürtü kontrolü gerektirecektir. Büyük resme odaklanın; Mesajınızı etkili bir şekilde iletmek ve arzu ettiğiniz tepkiyi almak.

9. GÜVENİLİRLİK MÜZAKERE EDİLEMEZ

İnandırıcı bir fikir, izleyicilerinizin doğru olduğuna inanacağı bir fikirdir. Bir fikir doğru görünmüyorsa, izleyiciler onu reddeder.

Amacınız hedef kitlenizi kazanmaksa veya onları kendi bakış açınızı benimsemeleri için etkilemekse, mesajınız ve sunumunuz üzerinde doğru bir şekilde ortaya çıkmasını sağlamak için dikkatlice çalışmalısınız. Aşağıda, mesajınızı nasıl daha güvenilir hale getirebileceğinizle ilgili bazı ipuçları verilmiştir:

  • Sunumunuzu istatistikler ve gerçeklerle zenginleştirin. Bu, daha ikna edici argümanlar vermenize yardımcı olmanın yanı sıra, araştırma yaptığınızı da gösterecektir. İnsanlar hazırlıklı geldiğinizi gördüklerinde, size daha çok güveneceklerdir.
  • Uygun olduğunda, mesajın izleyicilerinize duygusal bir düzeyde hitap etmesini sağlamak için kişisel anekdotlar ekleyin. Size güvenmelerini, sizi desteklemelerini ve sizinle aynı tarafta olmak istemelerini sağlar.
  • Alakalı kimlik bilgileriniz varsa, hedef kitlenizin bunlardan haberdar olduğundan emin olun. Örneğin, size belirli yiyeceklerin sağlıksız olduğunu söyleyen bir beslenme uzmanına, aynı şeyi söyleyen bir tesisatçıdan daha çok güvenebilirsiniz.
  • Konunuzda otorite oluşturun, böylece konuyla ilgili bir şey söylediğinizde insanlar söylediklerinize güvenecek. Bu uzun vadeli bir stratejidir.

10. DUYGUYA ODAKLANIN

Duyguya hitap etmek bazen manipülatif olabilir, ancak çoğu zaman etkili ve hatta gereklidir. Örnek olay: İki kişi bir konuşma yaparsa ve biri kuru gerçekleri kullanırsa ve diğeri konuşmasını kendi hayatından hikayelerle anlatırsa, izleyicinin kiminle ilişki kurma olasılığı daha yüksektir?

İkincisini tahmin ettiyseniz, kesinlikle haklısınız. Gerçekler bizi korkuturken, duygular bizi konuşmacıya bağlar. İletişiminize biraz duygu katmak için aşağıdaki ipuçlarını kullanın.

  • Hikayeler anlatmak. Hikayeler bize gerçeklerden daha derin bir düzeyde dokunur ve mesajla ilişki kurmamızı sağlar.
  • Onların bakış açısını ne kadar iyi anladığınızı göstermek için empatiyi kullanın. İnsanlara nasıl hissettiklerini anladığınızı gösterdiğinizde, size kulak vermeye daha meyillidirler.
  • Kendinizi izleyicilerinizle ilişkilendirilebilir kılmak için kişisel yaşamınızdan örnekler veya anekdotlar kullanın. Kim olduğunuzu anladıklarında, fikrinize güvenme olasılıkları artar.
  • Mesajınızın kitlenizin zihninde canlanmasını sağlamak için metaforlar, benzetmeler ve diğer stilistik araçları kullanın. Kelimelerle bir resim çizebilirseniz, insanlar mesajınızı daha canlı hatırlayacak ve onunla daha kolay ilişki kuracaktır.

11. SAMİMİ OLUN

Herhangi bir iletişimden arzu ettiğiniz sonuçları elde etme çabanızda, büyük resmi unutmak ve izleyicilerinize duymak istediklerini söylemek kolaydır. Bu kesinlikle bir manipülasyon.

Manipülasyon kısa vadede işe yarayabilir, ancak insanlar akıllarıyla oynadığınızı fark ettiklerinde, tüm güvenilirliğinizi kaybedeceksiniz. Bu senaryonun reklamcılıkta ve politikada nasıl oynandığını ve izleyicilerin kurnaz operatörler tarafından manipüle edildikleri belli olduktan sonra nasıl tepki verdiklerini görebilirsiniz.

Mesajınız gerçek bir değere sahipse, yalanlara ve yanlış bilgilere gerek kalmadan izleyicilerinize hitap edeceğine güvenin. Samimi görünmek istiyorsanız, şunları yapmalısınız:

  • Hedef kitlenize aktardığınız bilgilerin doğruluğunu kontrol edin. Mesajınızın yanlış bilgiye dayandığı ortaya çıkarsa, güvenilirliğiniz sorgulanacak ve mesajınızın tamamının geçerliliği geçersiz hale gelecektir.
  • Kötü haber verirken dürüst olun. Açık olun ve çalıların etrafından dolaşmayın. Nazik olman koşuluyla, gerçek her zaman yarı gerçekten daha iyidir.
  • Özür dilerken samimi olun. İnsanlar bir rol yaptığınızı hissedebilirler. Aynısı minnettarlığınızı ifade ettiğinizde de geçerlidir.
  • Aşırı pohpohlamaktan kaçının. Gerçek iltifatlar verin ve insanlar sizden hoşlanacak. Dalkavukluk şu anda büyüleyici görünebilir, ancak genellikle kötü bir tat bırakır ve sizi güvenilmez gösterir.

12. POZİTİF OLUN

Hiç kimse sürekli eleştirilmekten hoşlanmaz. Düşüncelerinizi bile dile getirmeyebilirsiniz, ancak insanlar onlar hakkında ne düşündüğünüzü beden dilinizle hissedeceklerdir.

Mesajınızı iletmeden önce, iletişim kurduğunuz kişi hakkında olumsuz şeyler hissetmediğinizden veya düşünmediğinizden emin olun.

Bu, negatif enerjinizi beden diliniz, diğer sözlü olmayan ipuçları, ses tonu ve kelime seçimi yoluyla aktarmanızı engelleyecektir.

Ayrıca alaycı ifadelerden de kaçınmalısınız. Bunun yerine, iletişim kurduğunuz kişi hakkında beğendiğiniz bir şeyi düşünün ve bunu bir iltifat olarak onlarla paylaşın.

Diğer kişiyle aynı fikirde değilseniz, mümkün olduğunca ortak bir zemin bulmaya çalışın. Her şeyden önce, mesajınızı diğer kişiyi rahatsız etmeyecek şekilde oluşturun.

13. DUYGULARINIZI KONTROL EDIN

Duygular iki ucu keskin kılıçtır. Bir yandan, tutkulu olduğunuzda, insanlar size dikkatlerini verecek ve size güvenecekler. Öte yandan, kontrolü kaybederseniz, yanlış bir şey söyleyebilir veya yapabilir ve onları kışkırtabilirsiniz.

Konuşmadan önce, duygusal olarak sinirlendiğinizi fark ederseniz düşüncelerinizi toplamak için biraz durun. Bağlam için hangi duyguların uygun olduğunu bilin. Örneğin, bir düğünde konuşma yaparken keder, bir cenazede ise sevinç gibi duygular yanlış yere konabilir.

Sinirlenmeye başlarsanız, yavaşça nefes alıp verin ve çok yavaş konuşun. Bu şekilde kasıtlı olmak bedeninizin ve zihninizin kontrolünü yeniden kazanmanıza yardımcı olacaktır.

14. BEDEN DİLİNE DİKKAT EDİN

Etkili iletişim için ses tonu ve beden dili gibi sözsüz ipuçları önemlidir. Ancak iki ucu keskin kılıç da olabilirler.

Aşağıda sözlü olmayan ipuçlarıyla iletişiminizi nasıl geliştireceğinize dair bazı ipuçları verilmiştir.

  • Uygun olan yerlerde gülümsemeler, yüz buruşturma, göz kırpma ve bakış gibi yüz ifadeleri kullanın.
  • Belli noktaları vurgulamak için başınızı sallayın.
    El hareketlerini idareli kullanın. Doğru zamanda el hareketleri güçlü olabilir, ancak bazen konuşmacılar dikkatsizce hareket eder ve bu da dinleyicinin dikkatini dağıtır.
  • Dikkat dağıtıcı olduğu için ilerleme hızından kaçının.
  • Sunumunuza dram eklemek için ses tonunuzu değiştirin; örneğin, sesinizi alçaltmak veya aniden etki için bağırmak.
  • Dik bir duruş sergileyin. Kambur durma.
  • Beden dilinizle olumsuz duygulara neden olmaktan kaçınmak için duygularınıza dikkat edin.

15. NE ZAMAN ÖDÜN VERECEĞİNİZİ BİLİN

Bazen mesajınızı iletirken, diğer kişinin verdiği geri bildirim, fikrinizin değişmesini etkileyebilir. Böyle bir durumda, geri adım atmaktan veya fikrinizi yeni bilgilere uyacak şekilde değiştirmekten utanmayın.

Örneğin, iletişim kurduğunuz kişinin daha iyi bir argümanı olduğunu fark ettiğinizde, bakış açılarının mantıklı olduğunu bilmelerini sağlayın ve daha fazla açıklama yapmalarını isteyin. Onların bakış açısının gerçekten sizinkinden daha iyi olduğunu doğrulamak için sorular sorun.

Daha iyi bir argümana sahip olduklarına ikna olduktan sonra, onların fikirlerinin daha iyi olduğuna karar verdiğinizi onlara nazikçe bildirin. Onların fikirlerine tamamen katılmıyorsanız, katılmadığınız kısımlara işaret edin ve daha iyi bir genel argüman oluşturmak için birlikte çalışın.

Sonuç

Bir insan olarak iletişim, hayatın doğal bir parçasıdır ve ne kadar iyi iletişim kurarsanız, sosyal etkileşimlerde o kadar iyi yönlendirirsiniz. Doğru iletişim olmadan başkalarıyla işbirliği yapmak zorlaşır, hatta bazen çatışmalara yol açar.

Neyse ki, herkes nasıl etkili bir iletişimci olunacağını öğrenebilir. Bu 15 kurala uyarsanız, hem sosyal hem de profesyonel bağlamlarda etkili bir şekilde iletişim kurmakta sorun yaşamazsınız.